สำหรับการเริ่มต้นทำธุรกิจ หลายครั้งเราจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ซื้อวัตถุดิบเข้าร้าน หรือจ่ายค่าบริการยิบย่อยต่างๆ จากร้านค้ารายย่อย ตลาดนัด หรือร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งผู้ขายมักจะออกเอกสารให้ได้เพียงแค่ “บิลเงินสด” แบบที่เขียนด้วยมือที่สามารถหาซื้อได้ตามร้านเครื่องเขียนทั่วไป ซึ่งในทางบัญชีนั้นเราไม่สามารถนำบิลเงินสดเปล่าๆ ที่มีแค่รายการสินค้าและตัวเลขจำนวนเงินมาลงบัญชีได้
ทำไมกรมสรรพากรถึงเพ่งเล็ง “บิลเงินสด” ทั่วไป
ปัญหาของบิลเงินสดสำเร็จรูปทั่วไปคือเป็นเอกสารที่ใครจะเขียนขึ้นมาก็ได้ ไม่มีการระบุตัวตนของผู้ขายที่ชัดเจน ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และบ่อยครั้งก็ไม่มีการระบุชื่อบริษัทผู้ซื้ออย่างถูกต้อง ทำให้เจ้าหน้าที่สรรพากรไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า การซื้อขายนี้เกิดขึ้นจริงหรือไม่ มีการจ่ายเงินกันจริงหรือเปล่า หรือเป็นเพียงการนำบิลเปล่ามาเขียนตัวเลขเพื่อเอาเงินออกจากบริษัท เนื่องจากตามหลักประมวลรัษฎากร รายจ่ายที่จะนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้นั้น จะต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง และที่สำคัญที่สุดคือต้องสามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้
วิธีจัดการเอกสาร “บิลเงินสด”
1. ใส่ข้อมูลให้ครบถ้วนในบิลเงินสด
หากร้านค้ามีการใช้บิลเงินสดอยู่แล้ว ให้ผู้ขายระบุรายละเอียดลงในบิลให้ครบถ้วนที่สุด โดยเอกสารใบนั้นจะต้องมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
- ข้อมูลผู้ขาย (ผู้ออกบิล) ต้องระบุชื่อร้านค้า หรือชื่อ-นามสกุลจริงของผู้ขาย พร้อมที่อยู่โดยละเอียด และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก หากเป็นบุคคลธรรมดา ให้ใช้เลขบัตรประจำตัวประชาชน และหากร้านค้ามีตรายางก็ให้ประทับด้วยเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ
- ข้อมูลผู้ซื้อ ในช่องผู้ซื้อ ห้ามเขียนแค่ชื่อเล่น หรือปล่อยว่างเด็ดขาด ต้องระบุชื่อบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัดของคุณ พร้อมที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของบริษัทให้ครบถ้วน
- รายละเอียดรายการ เขียนระบุให้ชัดเจนว่าซื้อสินค้าหรือบริการอะไร ระบุจำนวนชิ้น ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวมทั้งหมด
- หลักฐานการชำระเงิน แนะนำให้ใช้วิธีการโอนเงินผ่านแอปพลิเคชันธนาคารของบริษัทไปยังบัญชีของผู้ขาย ชื่อบัญชีผู้รับเงินควรตรงกับชื่อผู้ขายในบิล และทำการพิมพ์สลิปโอนเงินแนบติดกับบิลเงินสดใบนั้นไว้เสมอ
2. การใช้แบบฟอร์มใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่การที่พนักงานหรือกรรมการคนที่นำเงินของบริษัทไปจ่าย ทำการรับรองตนเองว่าได้นำเงินจำนวนนี้ไปจ่ายเป็นค่าอะไร จ่ายให้ใคร และนำของเหล่านั้นมาใช้ในกิจการจริง โดยพนักงานคนนั้นจะต้องลงลายมือชื่อรับรองการจ่ายเงินด้วยตนเอง ข้อควรระวังคือ เอกสารประเภทนี้ควรใช้สำหรับรายจ่ายที่มีจำนวนเงินไม่สูงมาก และเป็นรายจ่ายที่สมเหตุสมผลกับลักษณะธุรกิจเท่านั้น
3. จัดทำใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบ
ในกรณีที่บิลเงินสดที่ได้มามีรายละเอียดไม่ครบถ้วน และไม่สามารถกลับไปขอให้ผู้ขายเขียนใหม่ได้ บริษัทควรนำเอกสารเหล่านั้นมาจัดทำใบสำคัญจ่ายปะหน้าเอกสารทั้งหมด ใบสำคัญจ่ายจะเป็นแบบฟอร์มภายในของบริษัทที่ระบุว่า มีการขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจำนวนเท่าไหร่ เพื่อวัตถุประสงค์อะไร ใครเป็นผู้อนุมัติ ใครเป็นผู้จ่ายเงิน และใครเป็นผู้รับเงิน สิ่งสำคัญที่จะทำให้ใบสำคัญจ่ายสมบูรณ์ คือ เอกสารแนบ ซึ่งควรประกอบไปด้วย
- บิลเงินสดใบเดิม
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน หากขอได้ จะต้องให้ผู้รับเงินเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง พร้อมเขียนข้อความว่า ได้รับเงินค่า…………… จำนวน…………. บาท
- หลักฐานการชำระเงิน เช่น สลิปการโอนเงิน หรือภาพถ่ายเช็คที่สั่งจ่าย
รายจ่ายส่วนตัว บิลครบแค่ไหนก็เบิกไม่ได้
สิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการมักเข้าใจผิดคือ คิดว่าถ้ารวบรวมบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินมาได้ถูกต้องครบถ้วนแล้ว จะสามารถนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ทั้งหมด ความจริงคือต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการเท่านั้น หากคุณนำเอกสารการซื้อของใช้เข้าบ้านส่วนตัว ค่าอาหารมื้อครอบครัว หรือค่าเดินทางไปเที่ยวพักผ่อนส่วนตัว มาเบิกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท แม้เอกสารจะสมบูรณ์แบบแค่ไหน กรมสรรพากรก็ถือว่าเป็นรายจ่ายต้องห้ามอยู่
บิลเงินสดแบบเขียนมือ อาจจะดูเหมือนเป็นข้อจำกัดสำหรับคนทำธุรกิจ แต่หากเข้าใจหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรและจัดการอย่างถูกวิธี ทั้งการขอข้อมูลให้ครบถ้วน การทำใบสำคัญจ่ายคู่กับหลักฐานการโอนเงิน หรือใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เอกสารพวกนี้ก็จะกลายเป็นรายจ่ายบริษัทที่ถูกต้องได้ทันที สิ่งสำคัญคือต้องแยกรายจ่ายส่วนตัวกับธุรกิจให้ชัดเจน สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่กำลังสงสัยเกี่ยวกับ เรื่องเอกสารบิลเงินสด และต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยประเมินค่าใช้จ่ายหรือให้คำปรึกษาด้านภาษี สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
