ในการทำธุรกิจ สิ่งที่สำคัญและเป็นหัวใจหลักของการบริหารเงินก็คือ การจัดทำ สมุดบัญชี 5 เล่ม ประกอบด้วย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ และสมุดรายวันทั่วไป หลายคนอาจมองว่าการบันทึกบัญชีเป็นเรื่อง น่าปวดหัว และเป็นเพียงภาระหน้าที่ที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อส่งกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) แต่ในความเป็นจริงแล้ว การวางระบบและบันทึกสมุดบัญชีทั้ง 5 เล่มให้มีความถูกต้อง แม่นยำ และเป็นมาตรฐานตั้งแต่แรกของการเริ่มธุรกิจ คือรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้เจ้าของกิจการรู้สถานะการเงินที่แท้จริง และวางแผนการเติบโตได้อย่างมั่นคง
ดังนั้น ทาง Build Me Up Consultant จะพามาเจาะลึกถึงประโยชน์ของการจัดทำ “สมุดบัญชี 5 เล่ม” ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนที่จะเริ่มทำธุรกิจ
ประโยชน์ของ “สมุดบัญชี 5 เล่ม” ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้
1. เห็นตัวเลขกำไร-ขาดทุนที่แท้จริง ของธุรกิจ
การบันทึกสมุดบัญชีอย่างครบถ้วนจะช่วยให้เห็นภาพรวมของเงินเข้า-ออกในแต่ละวันอย่างละเอียด เจ้าของธุรกิจจะรู้ว่าในแต่ละวันมีเงินสดรับเข้ามาเท่าไหร่ และมีรายจ่ายอะไรบ้างที่ทยอยจ่ายออกไป เมื่อเราเห็นตัวเลขกำไร-ขาดทุนที่แท้จริง จะช่วยให้คุณบริหารเงินหมุนเวียนในกิจการได้อย่างแม่นยำ สามารถวางแผนการสั่งซื้อสินค้า หรือคำนวณเงินสำรองจ่ายล่วงหน้าได้โดยเงินไม่ช็อต
2. ป้องกันการทุจริตและอุดรอยรั่วทางการเงิน
เมื่อธุรกิจเริ่มขยายตัว เจ้าของธุรกิจไม่สามารถที่จะลงไปดูงานหรือตรวจสอบเองทั้งหมดได้ ทำให้ไม่จดบันทึกบัญชีทำให้อาจเกิดการทุจริตได้ ดังนั้นการลงบันทึกในสมุดบัญชีอย่างเป็นระบบ บังคับให้ทุกรายการต้องมีเอกสารอ้างอิงประกอบเสมอ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือสลิปโอนเงิน ไม่ว่าจะเป็นการซื้อกระดาษ ปากกา เมาส์ หรืออุปกรณ์สำนักงานต่างๆ จากร้านค้า หากมีรายการผิดปกติ หรือตัวเลขยอดเงินในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับยอดที่บันทึกไว้ เจ้าของกิจการสามารถตรวจสอบย้อนหลังและเช็กจากเอกสารแนบในสมุดรายวันจ่ายได้ทันที ถือเป็นการอุดรอยรั่วทางการเงินและวางระบบการควบคุมภายใน ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
3. ไม่พลาดค่าใช้จ่ายที่นำมาหักภาษีได้
การบันทึกสมุดบัญชี 5 เล่ม คือ ข้อดีที่ส่งผลโดยตรงต่อบริษัทในการทำธุรกิจ มีค่าใช้จ่ายหลายรายการที่เกิดขึ้นจริงและสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเพื่อคำนวณกำไรสุทธิได้ แต่หลายครั้งที่เจ้าของธุรกิจลืมจด ลืมขอใบเสร็จ หรือปล่อยบิลทิ้งไว้จนสูญหาย ทำให้สูญเสียสิทธิประโยชน์ทางภาษีไป เพราะฉะนั้นการบันทึกสมุดรายวันซื้อและสมุดรายวันจ่ายตั้งแต่วันแรก จะช่วยให้บริษัทเก็บทุกค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ได้ครบถ้วน เช่น ค่าทำเว็บไซต์ ค่าโฆษณาออนไลน์ ค่าเดินทาง หรือค่ารับรองลูกค้า การที่เรามีประวัติการจ่ายเงินชัดเจนพร้อมเอกสารที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ จะช่วยลดภาระภาษีเงินได้นิติบุคคลตอนสิ้นปีได้อย่างมาก และยังช่วยให้การนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.) และภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ในแต่ละเดือนถูกต้อง และครบถ้วนอีกด้วย
4. ปิดงบง่าย ประหยัดทั้งเวลาและค่าทำบัญชี
การทำสมุดบัญชี 5 เล่มและจัดเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นระเบียบ เรียงตามวันที่ตั้งแต่แรก จะช่วยให้ผู้ทำบัญชีทำงานได้รวดเร็วและสะดวกมากขึ้นมาก สามารถนำข้อมูลไปจัดทำงบทดลองและปิดงบการเงินได้อย่างตรงเวลา ซึ่งนอกจากจะลดความวุ่นวายแล้ว ยังช่วยหลีกเลี่ยงการโดยเก็บค่าทำบัญชีย้อนหลังในเรทราคาที่แพงขึ้น หรือหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการนำส่งงบการเงินล่าช้ากว่ากำหนดได้อีกด้วย
5. ลดความเสี่ยงในการถูกสรรพากรตรวจสอบ
โดยปกติแล้ว เจ้าหน้าที่มักจะเพ่งเล็งธุรกิจที่มีตัวเลขทางบัญชีผิดปกติ การขึ้นลงของเงินอย่างไม่มีเหตุผล หรือไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ชัดเจน การที่บริษัทมีสมุดบัญชี 5 เล่มที่บันทึกอย่างถูกต้องตามมาตรฐานบัญชี เอกสารครบถ้วน และตัวเลขตรงกับความเป็นจริง จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับงบการเงินของบริษัท หากธุรกิจถูกสุ่มตรวจหรือเจ้าหน้าที่ขอเรียกดูเอกสารเพิ่มเติม ก็สามารถดึงข้อมูลจากสมุดรายวันและเอกสารประกอบมาชี้แจงได้
6. อัปเกรดธุรกิจสู่ยุคดิจิทัล เริ่มต้น จากเอกสารที่เป็นระเบียบ
การจัดทำสมุดบัญชี 5 เล่มที่เป็นมาตรฐานและมีการกำหนดผังบัญชีที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น เมื่อต้องย้ายฐานข้อมูลเข้าสู่ระบบคลาวด์ ระบบจะช่วยจับคู่เดบิต-เครดิตให้อัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดภาระงานของทีมลงได้มาก และที่สำคัญที่สุดคือ การมีสมุดรายวันที่ดียังเป็นพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้กิจการพร้อมรองรับการทำ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ทันที ช่วยลดต้นทุนค่ากระดาษ ค่าจัดส่งเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้
7. สร้างความโปร่งใสและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ
สมุดบัญชี 5 เล่มที่ถูกจัดทำอย่างถูกต้อง โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้ จะเป็นสิ่งที่สื่อออกมาถึงความเป็นมืออาชีพในการบริหารจัดการของเจ้าของกิจการ ทำให้สถาบันการเงินและนักลงทุนเกิดความมั่นใจ เพิ่มโอกาสในการเข้าถึงแหล่งเงินทุนเพื่อนำมาต่อยอดธุรกิจให้เติบโตได้
การทำสมุดบัญชี 5 เล่มให้ถูกต้องและเป็นระบบตั้งแต่แรกของการเริ่มธุรกิจเป็นสิ่งที่ช่วยให้ธุรกิจลดความเสี่ยงในด้านการถูกสรรพากรตรวจสอบ ปิดช่องโหว่ในการทุจริต เห็นกำไร-ขาดทุนของธุรกิจ รวมถึงทำให้ธุรกิจดูมีความโปร่งใสและสร้างความน่าเชื่อถืออีกด้วย สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่กำลังสงสัยในการจัดทำสมุดรายวัน และต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยประเมินค่าใช้จ่ายหรือให้คำปรึกษาด้านภาษี สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
